SPF Finances - Rapport GRI

Une partie des recettes perçues par le SPF Finances pour l’autorité fédérale belge est destinée au financement d’autres pouvoirs comme l’Union européenne, les communautés et les régions, la Sécurité sociale, les communes et les provinces... (voir tableau "Recettes affectées au financement d'autres pouvoirs").

Le transfert de ces "revenus affectés" se passe dans le cadre de la loi spéciale de financement.

Ce qui reste après ces "affectations" sont les "Voies et moyens" qui doivent être approuvés chaque année par le Parlement belge. La plus importante partie de ceux-ci concerne les "besoins primaires" qui sont répartis comme suit :

• les dotations
• la Cellule des départements d’autorité (y compris le SPF Justice, le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement, le SPF Finances [voir tableau "Budget de fonctionnement du SPF Finances"], la Défense et la Police fédérale)
• la Cellule Sociale (y compris les Pensions et les Classes moyennes et le SPF Sécurité Sociale)
• la Cellule Economique (y compris le SPF Mobilité et Transports)

À côté des "besoins primaires", l’augmentation annuelle de la dette de l’Etat et les intérêts de cette dette doivent être financés.

(GRI - Indicateur EC1)

Autant de situations qui conduisent à s’interroger sur la qualité des services. En 2013, le SPF Finances a lancé cinq enquêtes de satisfaction concernant ses clients externes. L’objectif est d’évaluer les spécificités propres à chaque administration générale.

Ces enquêtes sont les premières de cet ordre. Une nouvelle expérience donc.

Avec, d’une part, des résultats préliminaires : il en ressort un niveau moyen de satisfaction. Si la communication est jugée souvent froide et distante, le développement de e-services est lui bien apprécié. Et d’autre part, des leçons à tirer pour les prochaines enquêtes : limiter le nombre de questions et davantage orienter celles-ci.

Les résultats de ces enquêtes doivent donner lieu à des plans d’actions. Avec parfois, un effet immédiat, comme des communications plus fréquentes et mieux ciblées.

(GRI - Indicateur PR5)

Consommation d'énergie directe (chauffage au gaz) et d'énergie indirecte (électricité et énergie) répartie par source d'énergie primaire

Superficie totale approximative en m² de l'ensemble des bâtiments du SPF Finances : 1.403.000 kWh

Le nombre de bâtiments mesurés est passé à 115 bâtiments en 2013 (ils étaient 86 en 2011). Fedesco dispose des chiffres de consommations exactes pour 90 % (en surface) du parc immobilier du SPF Finances.

Les 115 bâtiments mesurés sont ceux qui disposent d'un monitoring et pour lesquels nous avons donc accès aux données. Les résultats en vert ont été calculés via une règle de trois basée sur la superficie totale approximative de l'ensemble des bâtiments du SPF Finances.

La donnée "superficie totale" étant approximative, les analyses énergétiques qui intègrent cette donnée sont à prendre avec précaution.

Benchmark avec les années précédentes

Pour comparer correctement la consommation de chauffage entre différentes années, la différence de température entre les années doit être nivellée et c'est pour cette raison que les chiffres exactes sont recalculés via les "degrés-jour" (table 20/15) vers des années normalisées.

Analyse

Les consommations d'électricité restent presque égales.
Les consommations de gaz ont diminués de 8 % par rapport à 2009.
Les courbes 2013 sont légèrement différentes des courbes 2012. La raison est que nous utilisons en 2013 les mesures de 115 bâtiments au lieu de 113 bâtiments en 2012.

(GRI - Indicateurs EN3 et EN4)

Absentéisme

Remarque 1

Ce tableau reprend toutes les personnes qui ont travaillé pour le SPF Finances en 2012et 2013, y compris celles qui ont eu un contrat de courte durée.

Remarque 2

Le taux d'absents pour maladie correspond au nombre moyen de travailleurs ayant au moins un jour d'absence pour maladie pendant la période considérée multiplié par 100 divisé par le nombre moyen de travailleurs pendant la période considérée.

Remarque 3

Le taux d'absentéisme pour maladie correspond au nombre de jours d'absence pour maladie multiplié par 100 divisé par le produit du nombre d'équivalents temps-plein (ETP) et du nombre de jours ouvrables à prester pour un ETP.

Nous avons ainsi réduit notre flotte automobile de 2,95 % par rapport à 2011 et de 0,82 % par rapport à 2012.

Pour la consommation réelle de carburant, nous nous sommes basés sur les factures de 2011, 2012 et 2013. Il faut faire une distinction entre les quantités d'essence et de diesel.

Pour l'année 2013, notre consommation d'essence a diminué de 7,1 % par rapport à 2012 pour un coût en baisse de 9,6 %. Pour le même comparatif, concernant le diesel, notre consommation a chuté de 11,3% (engendrant une diminution du coût de 14,8 %).

Le "Guide CO₂ de la voiture 2011-2012" nous précise les éléments suivants :

• Essence : 2.300 g CO₂ par litre
• Diesel : 2.688 g CO₂ par litre

Sur base de ces informations, nous pouvons déduire que nous avons émis 1.543.591 kg CO₂ en 2012 et 1.386.432 kg CO₂ en 2013. Nous enregistrons donc une baisse de 10,18 % de kg CO₂ émis lors de la circulation de nos véhicules de service.

Quelques chiffres supplémentaires pour les années 2011 - 2012 - 2013

Les missions à l'étranger servent principalement aux formations, conférences, réunions dans des bureaux à l'étranger avec d'autres administrations ou des entreprises privées, workshops, congrès, séminaires, roadshows, assemblées, conseils, forums... Elles concernent toutes les administrations et services et principalement l'AGFisc et l'AGD&A.

Après une baisse des missions à l'étranger en 2012, nous constatons à nouveau une montée pour l'année 2013.

Néanmoins, nous poursuivons nos efforts afin de limiter les voyages en avion : en 2013, ceux-ci ont baissé de 19,78 % par rapport à 2011 et de 9,87 % par rapport à 2012.

(GRI - Indicateur EN29)

Répartition du personnel par administration/service et par niveau (situation au 31.12.2013)

Administrations générales

Services d'encadrement

Services autonomes

Services du président

Total global

Nombres en effectifs.

Le personnel de Fedorest et de nettoyage (respectivement 993 et 799 personnes) n'est pas repris dans ce tableau.

Ce tableau est basé sur la "Liste d'intégration" mise à jour mensuellement. Il s'agit de la base de données organisant la nouvelle structure du SPF Finances (A.R. du 03.12.2009)

Répartition du personnel par administration/service et par statut (situation au 31.12.2013)

Administrations générales

Services d'encadrement

Services autonomes

Services du président

Nombres en effectifs.

Le personnel de Fedorest et de nettoyage (respectivement 993 et 799 personnes) n'est pas repris dans ce tableau.

Ce tableau est basé sur la "Liste d'intégration" mise à jour mensuellement. Il s'agit de la base de données organisant la nouvelle structure du SPF Finances (A.R. du 03.12.2009).

Répartition du personnel par administration/service et par âge (situation au 31.12.2013)

Administrations générales

Services d'encadrement

Services autonomes

Services du président

Nombres en effectifs.

Le personnel de Fedorest et de nettoyage (respectivement 993 et 799 personnes) n'est pas repris dans ce tableau.

Ce tableau est basé sur la "Liste d'intégration" mise à jour mensuellement. Il s'agit de la base de données organisant la nouvelle structure du SPF Finances (A.R. du 03.12.2009)

Répartition du personnel par administration/service et par langue (situation au 31.12.2013)

Administrations générales

Services d'encadrement

Services autonomes

Services du président

Nombres en effectifs.

Le personnel de Fedorest et de nettoyage (respectivement 993 et 799 personnes) n'est pas repris dans ce tableau.

Ce tableau est basé sur la "Liste d'intégration" mise à jour mensuellement. Il s'agit de la base de données organisant la nouvelle structure du SPF Finances (A.R. du 03.12.2009).

Répartition du personnel par genre

Répartition du personnel par régime de travail

Répartition du personnel par lieu de travail par province

Répartition du personnel par lieu d'habitation

(GRI - Indicateur LA1)

Le Service Gestion des plaintes comprend deux volets :

• satifaction du client : formuler une réponse aux plaintes des citoyens et entreprises dans les quarante jours calendrier ;
• amélioration de nos prestations : analyser les plaintes de sorte à résoudre le problème soulevé et ne plus le rencontrer à l’avenir.

En 2013, le SPF Finances a comptabilisé 398 plaintes.

Les plaintes relèvent de sujets répertoriés en quatre grandes catégories :

• l’attitude du fonctionnaire : la politesse des agents (face to face ou par téléphone), leur professionnalisme (la rigueur et le respect des délais) et la suite qu’ils réservent aux courriers, e-mails, et appels téléphoniques des citoyens ;
• la qualité des produits ou services : le traitement des courriers reçus, la permanence téléphonique, la mise à disposition d’informations claires, la simplicité des formalités quant au remplissage des déclarations fiscales ;
• le traitement des produits ou services : la rigueur dans la mise à jour des dossiers des citoyens, la rapidité des délais de traitement, ainsi que la transparence et l’indulgence dans les différentes procédures de recouvrement ;
• la gestion des plaintes : la bonne gestion de la plainte en question et la justesse de la réponse apportée.

Le Service Gestion des plaintes réceptionne également des requêtes diverses. Celles-ci ne sont pas des plaintes à proprement parler, puisqu’elles ne répondent pas à la définition donnée par le SPF Finances au terme "plainte". Néanmoins, le Service Gestion des plaintes prend également en charge le traitement de ces requêtes, s’élevant à 420 en 2013, réparties comme suit :

• 101 demandes d’informations :
• 79 demandes de remboursement ;
• 78 requêtes sur le fond des dossiers de contribuables ;
• 74 problèmes informatiques ;
• 41 sujets divers (suggestions d’amélioration, avis, billets d’humeur en lien avec les administrations) ;
• 24 dénonciations de fraude ;
• 21 dossiers de recouvrement ;
• 2 demandes de conciliation fiscale.

La loi du 30 juillet 2013 (MB du 28 août 2013) instaure une procédure de certification des systèmes de caisse enregistreuse. Cette procédure de certification est obligatoire pour tout importateur ou fabricant de systèmes de caisse et de fiscal data module mis sur le marché en Belgique. Cette procédure garantit que les systèmes de caisse enregistreuse vendus et installés correspondront aux exigences techniques imposées.

Pour rappel, l’introduction du système de caisse enregistreuse a été prise en accord avec le secteur pour lutter contre la fraude, en échange d’une baisse depuis le 1^er janvier 2010 du taux de TVA de 21 % à 12 % sur les services de restaurant et de restauration.

(GRI - Indicateur SO4)

Les chiffres des deux dernières années :

• 3.872.126 déclarations papier (2012)
• 3.575.300 déclarations papier (2013)

La PDS est une déclaration pré-remplie pour certaines catégories de contribuables dont la situation fiscale est en principe stable (pensionnés, bénéficiaires de revenus de remplacement, etc.). Elle reprend le calcul de leur impôt, basé sur les données fiscales dont a connaissance le SPF Finances. Cette PDS comporte quatre pages au lieu d’environ 60 pages de déclaration.

En outre, les parties 1 et 2 de la déclaration à l’IPP ont été intégrées afin d’obtenir un seul formulaire scannable A3 à la place de deux. Ce sont près de 380.000 formulaires scannables en moins à imprimer.

Enfin, en 2013, 394.715 contribuables ont opté pour l’envoi électronique de l’avertissement-extrait de rôle via le système Zoomit intégré dans leur PC-banking. Une modification du Code des impôts sur les revenus 1992 (intervenue dans la loi du 17 juin 2013 portant des dispositions fiscales et financières et des dispositions relatives au développement durable) a conféré une valeur juridique équivalente aux avertissements-extrait de rôle électronique et papier. Ainsi, depuis le 25 octobre 2013, l’avertissement-extrait de rôle papier n’est plus envoyé aux contribuables qui optent pour Zoomit.

(GRI - Indicateur EN26)

Les services d'encadrement ICT, Logistique et le service SIPPT ont travaillé conjointement pour trouver un compromis entre confort d’utilisation et réduction substantielle du nombre d'imprimantes. Les chiffres ? Dorénavant, un appareil pour vingt utilisateurs et une distance maximale de vingt mètres entre l'utilisateur et l'imprimante.

À présent, les nouveaux appareils n'appartiennent plus à un service ou une administration mais sont accessibles par tous. Chaque utilisateur peut imprimer des documents sur toutes les imprimantes présentes dans le bâtiment. Bien sûr, dans ce cadre, garantir la confidentialité de certains documents est important. Toutes les nouvelles imprimantes multifonctionnelles sont donc équipées d’un système d’impression sécurisée (secure printing). Les documents ne sont imprimés que lorsque l'utilisateur s'est identifié à l'aide de son nom d'utilisateur et de son mot de passe.

Ces nouvelles imprimantes ont encore d'autres avantages. L'impression en noir et blanc et les photocopies sont dorénavant réalisées à la vitesse de 30 à 40 pages par minute. La possibilité de scanner un document en couleur et de l'envoyer par e-mail remplace les messages fax sortants classiques. Les fax entrants sont délivrés par e-mail, comme avant. Les imprimantes sont configurées de manière standard pour imprimer recto/verso. Ceci, dans un souci d’économie importante de consommation de papier.

(GRI - Indicateur EN26)

Les données scannées ont été introduites dans une base de données commune via laquelle la douane peut vérifier la taxe de circulation. Cette base de données sera encore élargie à l’avenir. On pourra y consulter les infractions en matière de diesel rouge, les défauts d'assurance et les amendes pénales.

Nouvelles possibilités grâce à cette base de données :

• En 2013, l’AGD&A a reçu une nouvelle responsabilité : percevoir les amendes pénales* de manière plus efficace. Le 9 septembre 2013, l’AGD&A a mis sur pied un projet pilote avec quatre brigades motorisées. Depuis le 1^er décembre 2013, cette nouvelle matière a été étendue au reste des brigades motorisées.
• L’AGD&A peut détecter les véhicules en infraction de diesel rouge à l’aide des scanners de plaque d’immatriculation.
• Depuis le 1^er décembre 2013, dans le cadre d’un projet pilote, l’AGD&A peut enfin détecter les véhicules non assurés et non conformes via les scanners de plaque.

Sanctions

Le conducteur en défaut de taxe de circulation ou qui aurait des amendes impayées, doit payer immédiatement. Si ce n'est pas le cas, le véhicule est saisi.

Les douaniers dressent un procès-verbal transmis au parquet en cas de véhicule non-assuré. Le véhicule ou les plaques sont saisis.

Les conducteurs en défaut de contrôle technique se voient dresser un procès-verbal transmis au parquet. Ils devront présenter leur véhicule à l’inspection automobile dans les plus brefs délais.

S’agit-il d’un bon investissement ?

Grâce aux nouveaux scanners, l’AGD&A ne contrôle que les véhicules en défaut. D’une part, les scanners permettent d’augmenter l’efficience des contrôles douaniers sur la route. D’autre part, ils permettent d’améliorer les prestations de service en évitant de retenir ceux qui respectent les règles.

Les bénéfices financiers de cet investissement sont spectaculaires. En 2013, un montant de 4.510.704 euros a été perçu pour les taxes routières et les saisies. La perception des amendes pénales a rapporté 268.294 euros en 2013. Enfin, les contrôles de carburant sur les véhicules en infraction pour usage de diesel rouge ont déjà rapporté 415.875 euros.

* Loi du 17 juin 2013 publiée au MB le 28 juin 2013.

(GRI - Indicateur SO4)

Depuis 2011, la douane utilise des chiens pour détecter la drogue et aussi les grosses quantités d’argent liquide. On ne choisit pas n’importe quel chien pour ce travail. Si certaines races ont plus d’aptitudes (p. ex. les bergers, malinois, labradors ou springers), le caractère du chien est aussi déterminant. La douane applique une procédure de sélection très stricte. Avant d’être achetés, les chiens présélectionnés sont soumis à une période d’essai pendant laquelle ils sont soigneusement testés par les instructeurs de la brigade cynophile.

Pour les chiens, tout est une question d’odeur et de jeu. Ils sont conditionnés à reconnaître certaines odeurs et à réagir d’une manière définie à leur contact. Certains chiens dits actifs aboient énergiquement lorsqu’ils trouvent de la drogue ou de l’argent, et d’autres dits passifs se couchent devant leur trouvaille. Ces derniers sont plus particulièrement destinés à la réalisation des contrôles sur les personnes. C’est juste une question de caractère et d’apprentissage. Cet apprentissage se déroule sous forme de jeu continu et le chien est récompensé quand il fait ce que son maître attend de lui.

La durée de la formation d’un chien varie de six mois à un an. Il doit suivre un entraînement mensuel et parfois un programme de remise à niveau au cours de sa "carrière". Un chien travaille environ neuf ans avant de profiter d’une retraite paisible.

L’amélioration de la formation des chiens ainsi que les contrôles plus ciblés ont donné de meilleurs résultats que les années précédentes. En 2013, 324.140 euros ont étés saisis, soit 315.140 euros de plus qu’en 2012.

(GRI - Indicateur SO4)

Parmi les dix engagements de la charte, deux ont occupé une place primordiale au niveau du programme de coaching : consommation moindre de viande (principalement rouge) et consommation plus importante de fruits et légumes locaux et de saison. Les cuisiniers ont pu suivre différents ateliers, salons, séances de formation et de dégustation thématiques. Pour clôturer ce programme, une enquête a été envoyée à tous les collaborateurs du SPF Finances en contact avec les restaurants concernés.

Cette enquête, dont les résultats sont à nuancer puisqu’elle était ouverte à tous (y compris aux collaborateurs qui ne mangent pas au restaurant) et non obligatoire, révèle certaines tendances. Près de 70 % des répondants ont constaté l’effort réalisé en 2013 en vue de diminuer la consommation de viande en général. Par contre, les fruits et légumes se retrouvent encore en quantité insuffisante dans les assiettes. L’appréciation des plats végétariens est relativement bonne et varie de "moyen" à "bon". Enfin, l’enquête établit également des points d’attention soumis par les collaborateurs : prévoir une offre saine mais peu calorique, opter dès que possible pour des producteurs locaux, réduire les déchets et éviter le gaspillage alimentaire, ainsi que choisir des poissons sains, non menacés et péchés ou élevés de façon durable.

Bien qu’il y ait encore du travail, les résultats sont globalement positifs, avec des constats factuels : une réelle diminution (en termes de grammage) de viande dans les plats et une offre végétarienne plus régulière et aboutie qu’auparavant. A l’issue de cette enquête, Fedorest a créé un groupe de travail dont le but sera de déterminer des critères durables précis à prendre en compte dans tous ses restaurants.

(GRI - Indicateur EN26)

Le service DD a reçu  une soixantaine de propositions différentes. Après une première discussion avec le Président du Comité de direction, 42 sont soumises à une étude de faisabilité. La Régie des bâtiments, Fedorest, le service P&O, le service Bien-être… ont été ou vont être consultés pour mener au mieux les projets. Le maximum est fait pour que la plupart d’entre eux concernent tous les collaborateurs, répartis dans plusieurs centaines de bâtiments en Belgique.

Voici quelques suggestions reçues : l’installation de détecteurs de lumière, un meilleur soutien aux personnes malvoyantes, l’utilisation de cartouches d’encre recyclées, la création d’un service d’archives, une sensibilisation au développement durable plus conséquente…

(GRI - Indicateur EN26)