Registratie, hypotheken en plannen: van papier naar digitaal
Indicator EN26 - Op 1 april 2014 heeft de AAPD de toepassing DER (elektronisch herkenbaar document) ingevoerd. Via die toepassing kan de AAPD digitale akten uitwisselen met notarissen. De toepassing werd ontwikkeld in de loop van 2013.
language:
nl
Karel Vanhoecke
administrateur Informatieverzameling, AAPD
'Stel dat u van plan bent om een huis te kopen en u en uw bank willen zeker weten of de verkoper van het goed wel degelijk de eigenaar is. De AAPD kan u deze garantie leveren.'
Hoe ontstond de toepassing ‘elektronisch herkenbaar document’ (DER)?
K.V.: "De toepassing is ontstaan uit de samenwerking tussen de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN), de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) en de AAPD.
We hebben in samenwerking met de KFBN en de Administratie van Fiscale Zaken de wet voorbereid die het kader definieert voor deze modernisering. Het gaat om de wet van 21 december 2013 die verschillende wijzigingen aanbrengt in het Wetboek der registratierechten, de hypotheekwet en de organieke wet van het notariaat."
Hoe werkt de toepassing DER en op welk vlak zal de uitwisseling verbeteren?
K.V.:" Om een akte aan derden tegenstelbaar te maken, moet de notaris ze laten overschrijven op de hypotheekbewaring en ze laten registreren in het registratiekantoor.
De toepassing DER start bij de notaris. Om de aktes op te stellen, zoekt de notaris de gegevens over de beschrijving van de gebouwen, de identiteit van de eigenaars, hun aandeel in het zakelijk recht en het kadastraal plan elektronisch op bij de AAPD. Vervolgens kan de notaris de akte en de digitale bijlagen invoeren via het programma E-registration. De hypotheekbewaarders en de ontvangers bij de registratie ontvangen de documenten via DER, om ze vervolgens te registreren en te annoteren. Na deze formaliteiten sturen ze de aktes door naar de notaris. Omdat al deze handelingen elektronisch gebeuren, beschikt de KFBN dus over een elektronisch loket.
Bovendien moeten notarissen de plannen van afbakening bij de aktes niet meer naar ons sturen als we al over deze plannen beschikken en de oppervlakte van de percelen niet werd gewijzigd."
Hoe komt het dat uw administratie aan de basis van de toepassing DER ligt?
K.V.: "Zoals de Latijnse uitdrukking het zegt, ‘nomen est omen’, de naam is een voorteken. De benaming Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie werd niet toevallig gekozen. Het documentaire aspect van onze missie haalt meer en meer de bovenhand op het fiscale aspect. Vanaf 2015 zal het Vlaams Gewest de inning van de successierechten en grotendeels ook de registratierechten voor haar rekening nemen. De andere gewesten zouden dit voorbeeld op vrij korte termijn kunnen volgen. Onze voornaamste taak bestaat er momenteel in om documentatie bij te houden, meer bepaald publieke documentatie, zowel op het vlak van persoonlijke rechten, als op het vlak van waarborgen en zakelijke rechten op onroerende goederen. Denk in het eerste geval maar aan huurovereenkomsten en in het tweede geval aan de verkoop van gebouwen en hypotheekvestigingen."
Waartoe dient al deze documentatie in de praktijk?
K.V.: "Deze patrimoniumdocumentatie is van groot belang voor de overheid maar ook voor de burger. Stel dat u van plan bent om een huis te kopen en u en uw bank willen zeker weten of de verkoper van het goed wel degelijk de eigenaar is. De AAPD kan u deze garantie leveren."
De toepassing DER is een belangrijke stap binnen de modernisering van uw administratie. Maar houdt het daar op?
K.V.: "Neen, de toepassing DER is een fase binnen een ruimer project, STIPAD. Dat project moet de documentatie en de taken van de AAPD integreren. STIPAD moet het beheer, de integratie en de terbeschikkingstelling van de patrimoniumdocumentatie optimaliseren."
(GRI - Indicator EN26)
language:
fr
Karel Vanhoecke
administrateur de la Collecte d’informations, AGDP
"Si vous envisagez l'achat d'une maison, vous souhaitez, et votre banque aussi, vous assurer que le vendeur en est bien le propriétaire. L’AGDP est en mesure de vous fournir cette garantie."
Comment est né ce "document électroniquement reconnaissable" ?
K.V.: "Cette application est née de la collaboration entre la Fédération Royale du Notariat belge (FRNB), l’Agence pour la Simplification administrative (ASA) et l’AGDP.
Nous avons préparé la loi qui définit le cadre de la mise en œuvre de cette modernisation, en collaboration avec la FRNB et l'Administration des Affaires fiscales. Il s’agit de la loi du 21 décembre 2013 qui a apporté beaucoup de modifications au Code des droits d'enregistrement, à la loi hypothécaire et à la loi organique du notariat."
Comment fonctionne le DER et en quoi les échanges sont-ils améliorés ?
K.V.: "Pour rendre un acte opposable aux tiers, le notaire doit le faire transcrire à la conservation des hypothèques et le faire enregistrer au bureau de l'enregistrement.
L’application DER démarre chez les notaires. Pour rédiger les actes, les notaires extraient électroniquement auprès de l’AGDP les données relatives à la description des biens immeubles, à l’identité des propriétaires, à leur part dans le droit réel, ainsi que le plan cadastral. Ensuite, les notaires peuvent introduire leurs actes et les annexes digitales via le programme "E-registration". Les conservateurs des hypothèques et les receveurs de l’enregistrement réceptionnent ces documents via le DER, les enregistrent et les annotent. Après ces formalités, ils renvoient les actes aux notaires. Comme toutes ces opérations sont électroniques, la FRNB dispose désormais d’un véritable guichet électronique.
Par ailleurs, les notaires ne doivent plus transmettre à l’AGDP les plans de délimitation annexés aux actes, pour autant, toutefois, que ces plans soient déjà en notre possession et que la superficie des parcelles mentionnées n'ait pas été modifiée."
Qu’est-ce qui explique que votre administration soit à l’origine du DER ?
K.V.: "Comme le dit si bien la locution latine Nomen est omen : le nom est présage. La dénomination "Administration générale de la Documentation patrimoniale" n'a pas été choisie par hasard. En effet, l'aspect documentaire de nos missions prend peu à peu le pas sur leur aspect fiscal. D'ailleurs, la Région flamande assurera elle-même dès 2015 la perception des droits de succession et d'une grande partie des droits d'enregistrement. Les autres Régions pourraient faire de même à plus ou moins brève échéance. La tenue d'une documentation constitue bel et bien aujourd'hui notre première tâche. Une documentation publique, tant en matière de droits personnels que de sûretés et droits réels immobiliers. Pensez aux contrats de bail pour les premiers, aux ventes d'immeubles et aux constitutions d'hypothèques pour les seconds."
Dans la pratique, à quoi sert toute cette documentation ?
K.V.: "Cette documentation patrimoniale est importante pour les pouvoirs publics mais aussi pour les citoyens. Si vous envisagez l'achat d'une maison, vous souhaitez, et votre banque aussi, vous assurer que le vendeur en est bien le propriétaire. L’AGDP est en mesure de vous fournir cette garantie."
Le DER est une étape importante de la modernisation de votre administration mais est-ce le bout du tunnel ?
K.V.: "Non, le DER est une phase d'un projet plus vaste, STIPAD. Ce projet doit intégrer les documentations et les tâches de l’AGDP. STIPAD doit optimiser la gestion, l’intégration et la mise à disposition de la documentation patrimoniale."
(GRI - Indicateur EN26)